L’approccio manageriale al problem solving

antonio pellicciaUn problema non esiste se non vi è un obiettivo su cui si è deciso di puntare e se qualcuno presenta un problema senza prevedere una relativa ipotesi di soluzione… Beh, questo qualcuno fa parte proprio del problema!

I problemi, lo sappiamo tutti, rappresentano gli ostacoli che rendono difficile il raggiungimento dei nostri obiettivi, e se questi ultimi sono molto ambiziosi allora anche alcuni problemi possono essere particolarmente complicati. Non esistono problemi impossibili da risolvere, perché altrimenti non sarebbero problemi ma rappresenterebbero ostacoli insormontabili da superare.

È quindi fondamentale capire quali siano gli obiettivi raggiungibili e soprattutto saperli fissare attraverso un corretto processo decisionale. Per questo il management è la soluzione vincente. Vediamo perché e soprattutto come metterlo in pratica per tale scopo.

Quando ci fissiamo un determinato obiettivo da raggiungere o vogliamo soddisfare una certa esigenza, spesso si presenta un problema a rendere tutto più complesso; questo significa solo che qualcosa si sta frapponendo tra la nostra volontà e la realtà oggettiva. Ecco perché occorre sempre comprendere prima che la “realtà” sia veramente “oggettiva” e non solo frutto della supposizione, del sentito dire, delle speranze e dei desideri emotivi.

Problema: greco πρόβλημα (próblēma) “sporgenza, promontorio, impedimento, ostacolo”, dal verbo προβάλλω (probállō) “mettere davanti”, dal prefisso προ- (pro-) “innanzi” + βάλλω (bállo) “mettere, gettare”.

È compito precipuo del manager (odontoiatra) affrontare e risolvere i problemi e proporre ai propri dipendenti e collaboratori gli strumenti utili a supportarlo nel lavoro.
Quasi sempre per risolvere i problemi, nel mondo del Management, quando si pensa a quali metodi utilizzare in funzione delle opportunità specifiche per trovare soluzioni tecniche corrette, si parla di “problem solving”.

problem-solving

Porre un problema, prima che questo si verifichi, è fondamentale! Prevenire, pensare in modo analitico per ridurre i rischi, è il vero obiettivo del Management.

La soluzione del problema, detta per brevità “problem solving”, è un processo che ha queste componenti:

Problem finding Identificare, anticipare il problema
Problem setting Definire il problema
Problem analysis Analizzare il problema principale in problemi secondari (si dice che i problemi non vengano mai da soli!)
Problem solving Eliminare le cause ed identificare ipotesi di soluzione
Decision making Decidere cosa fare in base alle ipotesi di soluzione
Decision taking Agire e misurare

Per elaborare questo processo decisionale occorre che il manager (il dentista) acquisisca una capacità di visione d’insieme. Deve saper identificare ed interpretare i collegamenti, le relazioni, le criticità, le cause/effetto e le interdipendenze tra tutte le componenti del processo decisionale, con consapevolezza dell'”oggettiva realtà”.

Per questo serve un protocollo. Quello che utilizziamo a livello manageriale è spesso il seguente:

  1. Definire su quali basi si costruiscono i punti di forza per acquisire quella nuova conoscenza, tale che permetta di superare la propria visione degli obiettivi da raggiungere. A volte ci si avvale di consulenza esterna, ricerche di mercato, analisi dei valori economici attraverso business plan, …
  2. Fondamentale è avere un punto di vista diverso, una diversa prospettiva, una angolazione differente. Occorre l’apprendimento e l’impiego di nuovi modi di pensare. La definizione del metodo di analisi diventa sempre più importante.
  3. A questo punto si procede alla raccolta delle informazioni, sempre però in relazione alla metodologia che è stata definita.
  4. Tutte le informazioni ottenute devono essere trascritte in modo sintetico, in modo da essere rese facilmente leggibili. Questo permetterà la costruzione di semplici scenari di riferimento e di ipotesi alternative.
  5. A questo punto inizia il dibattito virtuale tra i “pro” ed i “contro”. Un confronto tra scenari di soluzioni possibili, impiegando anche tecniche creative ed intuitive. “Brain storming” a tutto andare!
  6. Questa ulteriore fase prevede adesso la formulazione di uno scenario di riferimento, identificando gli elementi che supportano il cambiamento, i rischi ma anche le opportunità.
  7. Come sapete giá, essendo lettori di Mediamix, nulla ha valore manageriale e scientifico nella gestione se non si traduce in risultati attesi ed indicatori di misurazione.
  8. Infine si agisce, si passa quindi alla fase pratica, quella della decisione che deve portare alla valutazione dei risultati.
Il Management sanitario unitamente alla corretta gestione professionale sono i temi centrali su cui verte il Corso Pratico Annuale tenuto dal prof. Antonio Pelliccia

Il Management sanitario unitamente alla corretta gestione professionale sono i temi centrali su cui verte il Corso Pratico Annuale tenuto dal prof. Antonio Pelliccia

Sono molte le metodologie di “problem solving”. Una di quelle che può essere adattata perfettamente all’odontoiatra manager è quella rappresentata dall’acronimo “FARE”: Focalizzare, Analizzare, Risolvere, Eseguire (vedi tabella sotto).

“FARE”: Focalizzare, Analizzare, Risolvere, Eseguire.
Focalizzare Creare un elenco di problemi
Selezionare il problema
Verificare e definire il problema
Descrizione scritta del problema
Analizzare Decidere cosa è necessario sapere
Raccogliere i dati di riferimento
Determinare i fattori rilevanti
Valori di riferimento
Elenco dei fattori critici
Risolvere Generare soluzioni alternative
Selezionare una soluzione
Sviluppare un piano di attuazione
Scelta della soluzione del problema
Piano di attuazione
Eseguire Orientarsi al risultato aspettato
Eseguire il piano
Monitorare l’impatto durante l’implementazione
Impegno organizzativo
Piano eseguito
Valutazione dei risultati

 

prof. Antonio Pelliccia
Consulente di Direzione per le Strategie di Impresa e per la Gestione Strategica delle Risorse Umane
Prof.  a c  Università Cattolica del Sacro Cuore Roma Policlinico Agostino Gemelli – Università Vita e Salute Ospedale S. Raffaele di Milano.